Pembuatan laporan absensi bisa dibuat dengan cara manual, atau memasukkan data satu persatu, atau otomatis dari mesin absensi.
Laporan absensi merupakan satu laporan wajib dalam perusahaan yang berisi hasil dari kerja seluruh karyawan selama sebulan terakhir. Membuat laporan absensi karyawan adalah salah satu tugas HRD selaku posisi yang memiliki jobdesk mengurus kepentingan administrasi sampai masalah penggajian karyawan.
Laporan absensi ini juga sangat berhubungan dengan payroll dimana hasil gaji dikorelasikan dengan hasil kinerja karyawan, untuk itu laporan absensi bisa digunakan menjadi salah satu faktor penentu besar nominal gaji karyawan.
Namun semakin maraknya attendance management software, laporan absensi karyawan inipun masuk dalam salah satu fitur attendance management software sehingga sekarang membuat laporan absensi tidak lagi manual. Mulai dari fungsi laporan absensi sampai keuntungan penggunaan laporan absensi online akan kita bahas di artikel hari ini, simak baik-baik ya!
Laporan Absensi Karyawan
Seperti yang sudah kita singgung di bagian awal tadi, laporan absensi karyawan adalah laporan yang berisi hasil kinerja karyawan selama beberapa waktu terakhir. Isi dari laporan absensi karyawan ini berupa jam kerja, waktu lembur, izin dan cuti, ataupun data keterlambatan.
Pembuatan laporan absensi ini wajib dilakukan mengingat ini adalah salah satu media yang digunakan perusahaan untuk menilai karyawan dan melihat aktivitas operasional di perusahaan tersebut.
Pembuatan laporan absensi bisa dibuat dengan cara manual, atau memasukkan data satu persatu, atau otomatis dari mesin absensi.
Waktu untuk laporan absensi ini cukup beragam berdasarkan waktunya, mulai dari perminggu, bulan, tahun ataupun per beberapa waktu yang ditentukan, sesuai kebutuhannya.
Fungsi Laporan Absensi Karyawan
Laporan ini dibuat untuk beberapa fungsi, mulai dari bukti kehadiran, pemantauan kinerja karyawan sampai untuk evaluasi. Fungsi laporan absensi secara detail kita bahas di poin-poin di bawah ini:
1. Memantau Kinerja Karyawan Setiap Bulannya
Hasil kinerja karyawan sangat berguna untuk perusahaan, pastinya semua perusahaan ingin karyawannya produktif setiap hari. Dari laporan ini HRD bisa mengetahui bagaimana kondisi karyawannya dengan baik. Misalnya ada perubahan dari pola kerja atau performa karyawan juga akan terlihat jelas di laporan absensi ini.
Masalah keterlambatan, waktu masuk dan keluar, izin, cuti akan sangat jelas terlihat dalam laporan absensi, sehingga siapa saja karyawan yang memiliki alpha cukup banyak atau siapa saja yang berangkat dengan tertib setiap harinya akan terbaca dengan baik oleh tim HRD.
Ini bisa digunakan sebagai dasar HRD untuk memberikan tindakan-tindakan tertentu kepada karyawan, misalnya berupa teguran, konseling, pemberian SP sampai pemberian reward dan promosi. Sehingga semua karyawan bisa diperlakukan secara adil oleh HRD.
Jika kehadiran karyawan tidak terlacak dengan baik, bagaimana perusahaan bisa melakukan peningkatan. Untuk itu laporan karyawan sangat berguna baik untuk karyawan maupun perusahaan.
2. Berhubungan dengan Penggajian
Tahukah kamu gaji yang diberikan kepada karyawan setiap bulannya sangat dipengaruhi oleh kinerja karyawan setiap bulannya loh. Bisa lebih tinggi ataupun berkurang dari gaji pokoknya, hal ini bisa disebabkan oleh kehadiran, lebur ataupun keterlambatan.
Laporan absensi karyawan tidak bisa terlepas dengan urusan penggajian. Selain memuat tentang kehadiran dan izin, laporan absensi juga memuat data tentang jam lembur dan juga keterlambatan karyawan dalam satu bulan sehingga pembayaran untuk lembur ataupun pemotongan untuk keterlambatan bisa diberikan secara adil dan jelas berdasarkan data dari laporan absensi.
Laporan absensi inilah yang digunakan HRD dalam memberikan gaji setiap bulanya, dimana gaji pokok bisa bertambah karena uang lembur ataupun kena pemotongan.
3. Pemberian Reward dan Promosi
Untuk beberapa perusahaan, ada agenda memberikan penghargaan kepada karyawan yang dinilai teladan atau terbaik untuk beberapa kategori. Bisa dari hasil kerja selama beberapa tahun ataupun keberhasilan target yang telah didapatkan.
Pemberian penghargaan ini, salah satu kriteria yang dilihat adalah hasil kinerjanya dalam kurun waktu tertentu,misalnya satu tahun belakangan. Laporan absensi karyawan bisa digunakan sebagai dasar untuk melihat bagaimana track recordnya selama ia bekerja untuk kemudian bisa digunakan sebagai rekomendasi pemilihan karyawan terbaik.
Manfaat dari laporan absensi karyawan ini bisa merekam kinerja karyawan selama ia bekerja di perusahaan tersebut sampai waktu yang tertentu sehingga menjadi bukti yang akurat untuk mengetahui bagaimana grafik kinerjanya.
Laporan absensi juga digunakan untuk menilai karyawan ketika ingin memberikan promosi jabatan. Perusahaan pastinya ingin memberikan posisi yang tepat untuk karyawan yang tepat pula, selain melihat dari kompetensi yang dimiliki juga dilihat dari dedikasi karyawan tersebut untuk perusahaan seperti record absensinya selama ia bekerja.
4. Laporan Absensi Karyawan Online untuk HRD
Melihat laporan absensi memiliki fungsi yang sangat penting untuk perusahaan dan karyawan, pastinya HRD harus membuat laporan absensi seakurat dan sejelas mungkin setiap bulannya untuk melihat bagaimana kegiatan operasional di perusahaan tersebut berjalan.
Untungnya sekarang ini laporan absensi karyawan sudah masuk dalam fitur attendance management software sehingga laporan ini tidak lagi dibuat secara manual satu persatu, melainkan otomatis dan real time dari hasil absensi karyawan setiap harinya.
Seperti yang kita tahu, dunia HRD memiliki perkembangan dalam hal mengurus absensi karyawan, karena sekarang absensi bisa dilakukan secara online dimana saja dan terinput dengan baik secara real time. Untuk masa pandemi yang membuat pekerjaan berjalan dinamis ini, adanya attendance management software sangat membantu untuk melewati perbedaan jarak dan waktu.
Keuntungan Menggunakan Attendance Management Software
Seperti apa sih laporan absensi online karyawan? Apa keuntungan menggunakan laporan absensi online? Berikut penjelasanya
1. Otomatis Input
Menggunakan attendance management software, laporan absensi dihasilkan dari hasil absensi setiap hari karyawannya secara otomatis terinput. Sehingga waktu masuk dan keluar karyawan bisa terlacak dengan baik secara otomatis.
Dari sini, tim HRD tidak perlu memasukkan hasil absensi menggunakan rumus-rumus tertentu seperti dalam worksheet, excel misalnya.
Dengan otomatis terinput, HRD bisa melihat data keterlambatan, izin, dan tracking kehadiran karyawan dengan baik.
2. Langsung Terintegrasi dengan Payroll
Nah ini sangat membantu HRD dalam menyelesaikan masalah perhitungan gaji karyawan. Jika sebelumnya penghitungan gaji harus melihat satu persatu dan dikorelasikan dengan kinerja karyawan selama sebulan maka dengan laporan absensi online ini, besarnya gaji bisa terlihat secara otomatis dan akurat.
Berapa banyak izin karyawan, jam lembut, potongan terlambat, ataupun jenis potongan lainya bisa otomatis terhitung dan menampilkan result gaji karyawan tersebut. Dengan fitur ini, kerja HRD jadi lebih mudah.
3. Laporan Digital
Hasil laporan bisa diakses secara digital dalam dashboard yang ditampilkan. Tidak lagi harus mengecek dan mencetak dalam kertas dalam jumlah banyak, sekarang laporan ini bisa disimpan dalam bentuk digital ataupun dipantau dalam dashboard aplikasi.
Hal ini secara tidak langsung akan membawa kebiasaan menghemat energi dan kertas untuk perusahaan. Laporan bisa disimpan dalam bentuk digital, soft file bisa diakses kapan saja dimana saja baik ofline maupun online dan menggunakan perangkat apa saja.
4. Lebih Akurat
Seperti yang kita tuliskan di atas, laporan absensi sangat vital untuk perusahaan maupun karyawan. Untuk itu keakuratan absensi harus 100% real. Menggunakan laporan absensi, ia bisa menampilkan data secara akurat karena langsung terhubung dengan hasil absensi karyawan setiap harinya. Keakuratan ini bisa mengurangi tingkat kecurangan absensi ataupun penggajian.
Ada kelebihan tersendiri dari penggunaan laporan online ataupun manual, tentunya hal ini harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Jika mengatur ratusan sampai ribuan karyawan dan harus menuliskan laporan manual tentunya akan kesulitan dan keakuratan menurun.
Sedangkan jika menggunakan laporan absensi online, cukup mudah dan otomatis terinput sehingga HRD hanya perlu melakukan pemantauan saja. Masalah laporan absensi, payroll, slip gaji akan aman. Namun semua kembali pada kebijakan dan kondisi masing-masing perusahaan.
Salah satu attendance management software yang membantu mengurus laporan absensi adalah Talenta, aplikasi absensi android yang lengkap dan akurat membantu HRD menyelesaikan pekerjaannya. Mulai dari absensi online, payroll, slip gaji, reimbursement, urusan izin, cuti dan fitur lengkap lainnya bisa Anda temukan dengan mudah di Talenta by Mekari. Download aplikasinya di https://www.talenta.co/en/features/attendance-management-software/ dan dapatkan gratis akses selama 14 hari.